Що таке ERP система і для чого вона потрібна
Ведення бізнесу з часом стає дедалі складнішим. Сьогодні споживачі очікують зручного обслуговування через різні канали, включаючи фізичні точки, мобільні пристрої та вебсайти. Однак багатьом підприємствам важко встигати за цими мінливими вимогами. Основною проблемою є використання кількох ІТ-систем, які не можуть ефективно поєднуватися одна з одною. Це не тільки ускладнює роботу бізнес-менеджерів, але й призводить до проблем з обміном інформацією. Крім того, процес передачі даних між системами займає багато часу та може призвести до помилок, що спричиняє втрату часу та грошей. Спростити ситуацію покликані ERP-системи. З’ясуймо що це таке і як вони працюють.
ERP система простими словами
Система планування ресурсів підприємства (Enterprise Resource Planning — ERP) — це програмне забезпечення, яке покликане спростити керування бізнес-процесами в організації. Завдяки впровадженню якісної ERP-системи ви зможете оптимізувати роботу бізнесу, зменшити витрати, підвищити продуктивність і покращити загальний досвід роботи з клієнтами. Вона дозволяє автоматизувати планування, облік і витрати ресурсів різних підрозділів підприємства.
Переваги систем ERP
Використання систем ERP має численні переваги, здебільшого внаслідок покращення обміну інформацією та стандартизації. Оскільки модулі ERP можуть обмінюватися даними простіше, ніж розрізнені системи, вони полегшують керування бізнес-процесами. Система також оптимізує аналіз даних у реальному часі.
Загалом, призначення систем ERP — забезпечити ряд таких переваг:
- підвищити ефективність шляхом автоматизації збору даних;
- забезпечити зростання шляхом управління все складнішими бізнес-процесами;
- знизити ризики;
- сприяти співпраці між відділами через обмін даними;
- покращити обслуговування клієнтів;
- покращити управління ланцюгами постачання;
- економити гроші внаслідок оптимізації процесів;
- забезпечити кращу видимість, часто в режимі реального часу, процесів, які мають вирішальне значення для задоволення потреб клієнтів;
- краще звітувати та планувати.
Ключові компоненти ERP-системи
Система ERP складається з програмних компонентів або модулів, кожен з яких зосереджений на окремому бізнес-процесі.
ERP-системи, приклади основних модулів:
- Фінансовий модуль ERP автоматизує базовий облік, виставлення рахунків, фінансовий аналіз, прогнозування та звітність. Часто це основна причина, чому компанія переходить на ERP з автономного бухгалтерського програмного забезпечення. Зростання складності бізнесу робить очевидною потребу мати єдину систему для керування всіма фінансовими операціями та обліком для кількох бізнес-одиниць або ліній продуктів.
- Управління персоналом (HR) є ще одним ключовим процесом, який компанії намагаються вдосконалити за допомогою ERP. Модуль HR обробляє записи про співробітників, управляє виплатами та нарахуванням заробітної плати, а іноді навіть має функції керування талантами, такі як підбір персоналу та управління продуктивністю.
Інші модулі ERP включають керування замовленнями, управління взаємовідносинами з клієнтами, закупівлі та інші. Зверніться до нас, щоб дізнатися, управління якими ще бізнес-процесами може полегшити впровадження ERP-системи.
Як працюють системи ERP?
Системи ERP відрізняються від автономних програм наявністю центральної бази даних, яка містить інформацію про бізнес-операції та інші дії, що здійснюються в модулях, а також інтеграцією, яка дозволяє модулям спілкуватися один з одним і із загальною базою даних. Централізована база даних гарантує, що кожен модуль містить точну й актуальну інформацію.
Системі ERP також, як правило, властивий однаковий вигляд і користувацький досвід в усіх модулях, на відміну від набору програмного забезпечення для управління бізнесом від різних постачальників.
Розглянемо приклад того, як інтегровані модулі обмінюються інформацією, щоб допомогти користувачеві ERP виконати набір завдань: введення замовлень клієнтів, доставлення продуктів, отримання та реєстрація платежу.
- Користувач ERP вводить інформацію про клієнта і створює замовлення на продаж у модулі керування замовленнями. Потім він перевіряє наявність продукту в модулі керування запасами та повертається до керування замовленнями, щоб організувати доставлення.
- Коли надходить підтвердження про те, що клієнт отримав відправлення, користувач створює відповідний запис у фінансовому модулі ERP, формує рахунок-фактуру та надсилає його клієнту.
- Коли платіж надходить, він реєструється та звіряється з банківським рахунком компанії.
Якщо робочий процес автоматизований, значна частина даних генерується системою ERP автоматично, а деякі поля уже будуть заповнені інформацією з інших модулів. Модулі ERP самостійно обмінюються повідомленнями один з одним або синхронізують записи, щоб забезпечити точність даних. Наприклад, коли користувач запитує виконання замовлення, дані, до яких отримує доступ модуль керування запасами, повинні змінитися, щоб відобразити зменшення доступних запасів.
Як дізнатися, чи потрібна вашій компанії ERP-система?
Кожен бізнес є унікальним і в різний час стикається з різними проблемами. Втім, якщо ви можете позначити більшість пунктів у цьому списку, можливо час задуматися над впровадженням ERP-системи:
- Члени вашої команди витрачають занадто багато часу на завдання, які можна автоматизувати та оптимізувати.
- Ви не маєте легкого доступу до даних, необхідних для прийняття зважених рішень щодо бізнесу.
- Ви використовуєте багато різних програмних інструментів, але вони не пов’язані один з одним.
- Ви не впевнені щодо актуального стану товарних запасів.
- Ви знаходите або розв'язуєте проблеми лише тоді, коли вони вже далися взнаки вашому бізнесу.
Висновок
Призначення системи ERP — надати значні можливості для підвищення ефективності, покращення звітності та аналізу даних. Ви можете відстежувати бізнес-процеси відповідно до ключових показників ефективності, відкривати шляхи підвищення прибутковості та спостерігати за тим, як працює ваш бізнес — і все це в режимі реального часу. Якщо вас зацікавило подібне рішення, зверніться до нашої команди експертів за консультацією.