BPMN (Business Process Model and Notation) - стандартна модель і нотація бізнес-процесів. Надає підприємствам можливість зрозуміти свої внутрішні бізнес-процедури в графічній нотації та передавати ці процедури стандартним способом. Крім того, графічне зображення полегшує розуміння ефективності співпраці та господарських операцій між учасниками процесу. BPMN націлений на користувачів, яким необхідно стандартно передавати бізнес-процеси.
Запит клієнта
Розповімо про реальний випадок застосування BPMN у замовника для процесу погодження закупівель.
Благодійна організація Українська освітня платформа потребувала прозорого зрозумілого для людей відображення процесу закупівель, що має багато етапів погодження та обʼєднує багатьох учасників. Координація між учасниками була складною і замовник хотів полегшити розуміння та стандартизувати цей процес. Окрім того, представлення процесу у вигляді BPMN-моделі спростить навчання новачків, бо в команду постійно приходять нові люди й кожного разу доводиться розʼяснювати їм весь ланцюжок в цілому, та їхню роль в ньому зокрема.
Візуальна природа BPMN забезпечує більшу співпрацю між різними командами, адже дослідження показали, що людський мозок може обробляти візуальні зображення в 15,4 раза швидше, ніж текст.
На своїх проєктах впровадження ERP систем ми використовуємо BPMN для опису бізнес-процесів, змодельованих в системі. Однак, модель бізнес-процесу необов’язково має бути реалізована як автоматизований бізнес-процес мовою виконання процесу. В цьому випадку потрібно було змоделювати процес безвідносно до системи, тож зі знанням справи ми взялися до виконання.
Підхід до роботи
Наш замовник, як роботодавець, потребував зрозумілої схеми, аби відобразити зв’язок кроків бізнес-процесу та відповідальних осіб за матрицею відповідальності RACI (або українською ВПКІ - Відповідальний, Підзвітний, Консультує, Інформований). Перелік бізнес-процесів та відповідальних осіб замовник надав.
Для кращого розуміння та полегшення роботи, поділили всю роботу на кілька етапів, а саме:
- вивчення бізнес-процесу (БП);
- структурування БП у логічний ланцюжок;
- виявлення “сліпих зон” - пропущених процесів, які руйнують логіку схеми.
- обговорення та уточнення у клієнта “сліпих зон”;
- аналіз схожих процесів та виявлення можливості їх об’єднати;
- співставлення БП з відповідальними особами;
- вибір програмного забезпечення для побудови схеми BPMN;
- побудова схеми BPMN;
- презентація клієнту та погодження схеми.
Основними принципами роботи зі схемою є наглядність, простота в читанні, зрозумілі позначення та легкість сприйняття.
Необхідні атрибути схеми БП, які визначили як обов’язкові:
- події (старт та кінець процесу),
- дія (іншими словами активність чи крок),
- доріжки (етапи процесу),
- потік управління (напрямок),
- логічні оператори (розгалуження процесів), а також
- відповідальні особи, підсвічені кольором та зв’язки їх із бізнес-процесом..
Зазвичай доріжки використовують для розмежування зон відповідальності за процес. Але в нашому завданні потрібно було розділити зони відповідальності між 4 особами, тому використовувати доріжки для відповідальних осіб не було змоги. За умовами завдання весь процес поділений на етапи, тож використали доріжки для розділення процесу на етапи.
Інструменти
Для роботи над схемою було обрано кілька програмних продуктів та в процесі роботи аналізувалася можливість реалізувати схему, чи буде вона відповідати принципам нотації BPMN та чи буде можливість реалізувати завдання клієнта.
Для роботи обрали такі програми - Bizagi Modeler, Studio Creatio та Drawio та спробували побудувати схему BPMN у кожній із них.
В процесі роботи зіштовхнулися із кількома перепонами:
- Нашарування інформації за відповідальними особами у системах Bizagi Modeler та Studio Creatio - схема виходила важка для сприйняття, забита інформацією і зовсім нечитабельна.
- Зберігання в окремому форматі - програма Bizagi Modeler дозволяє експортувати схему у всі можливі формати для перегляду. Однак для подальшої роботи, якщо клієнту потрібно самостійно внести зміни у схему, необхідно використовувати лише Bizagi. На жаль це може бути суттєвим обмеженням.
- Побудова схеми у Studio Creatio теж викликала певні застереження. Усі побудовані схеми зберігаються в одному місці. Надаючи клієнту доступ до схеми, ви насправді надаєте доступ до усіх ваших схем.
Результат
Враховуючи можливості програм та запит клієнта, обрали програму Drawio для побудови BPMN схеми бізнес-процесу. В результаті моделювання прийшли до такого результату:
- Процес на схемі має старт і логічний кінець.
- Доріжками відділили етапи процесів та відзначили їх кольоровою заливкою.
- Основного відповідального за виконання процесу відзначили піктограмою.
- Додаткових відповідальних за схемою RACI відзначили окремим елементом схеми та відзначили кольором згідно з вимогою замовника.
- Побудували зв’язки між процесами та відповідальними особами.
- Для кращого розуміння та читання схеми додали легенду:
Приклад схеми:
Приємним бонусом для клієнта виявилось те, що схему можна зберігати на Google-диску та, за потреби, ділитися зі співробітниками.
Оцінка роботи від клієнта
Завдяки стандартизованій графічній нотації BPMN замовник отримав чітку комунікацію, ясність у розподілі відповідальності між зацікавленими сторонами та забезпечив виконання всіх завдань у рамках бізнес-процесу закупівель. Враховуючи залучення щоразу нових людей до процесу закупівель, структурована схема економить час на індивідуальні розʼяснення.
Наші поради
Нижче наведемо кілька порад і найкращих практик, для того, аби швидко вивчити BPMN і почати моделювати:
1. Процес починається і закінчується подією.
2. Використовуйте доріжки, щоб продемонструвати розподіл відповідальності за виконання різноманітних функцій у бізнес-процесі.
3. Подивіться, як експерти проєктують складні бізнес-процеси.
4. Почніть з моделювання знайомого простого процесу.
5. Надихайтеся за допомогою попередньо розроблених шаблонів.